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2015年6月5日 星期五

SharePoint Online 網站設計概念

SharePoint 在企業內 EIP 最常用的就是表單+工作流程、文件共享管理、工作專案管理、公告、討論區、問卷等等功能,這些都是由「應用程式」組成!

SharePoint的應用程式分為兩大類:

1.「清單(List)」

2.「文件庫(Document Library)」

這兩種資料形式再搭配不同的檢視樣式,就形成了各式各樣的應用程式。

這些應用程式可以在「網站內容」→「新增應用程式」裡面找到 SharePoint 本身內建的應用程式,不過有些應用程式還需搭配其他軟體及授權,例如:Project Management、Access資料庫、Power BI等等。

如果這些不夠用,也可以在 SharePoint市集裡找到一些免費的。
不過,令人厭惡的是,很多應用程式表面說是免費,其實只是被閹割的試用版,或是跟你說要搭配其他付費服務。

其實基本上SharePoint 本身內建的功能就夠用了!乍看之下,很多內建應用程式似乎都不太適用,其實自行增加一些欄位,修改一下「檢視(View)」就可以用了。

以下先簡單介紹一些內建的應用程式:

文件庫 文件庫:用來存放各種檔案,共享檔案的地方。你可以把 Word組織圖、Excel 圖表檔案放入,然後在新增網頁組件,讓網頁能直接呈現圖表、樞紐分析圖表等。
表單庫 表單庫:專門用來存放 InfoPath 電子表單,如果沒有購買 InfoPath 這套軟體授權,使用這個應用程式也沒有用!

PS.先別絕望,不是只有 InfoPath才能做電子表單。敬請期待後續文章。
圖片庫 圖片庫:就是讓你專門放照片,建立相簿使用的功能。Image 025
資產庫 資產庫:這也是一個文件庫,只是它是以「升級的連結」樣式呈現,專門用來存放多媒體檔案,例如音樂檔、影片檔、圖片等等,也可以內嵌影音網站的影片,例如:Youtube
用戶端安裝Silverlight之後,可以線上播放 wmv 、mp4、wma影音檔案(不是所有影音格式都可以播放)。
內嵌於影音網站的影片都可以播放,所以建議如果影片沒有什麼版權、資安的顧慮,可以上傳到Youtube,然後以內嵌方式連結,這樣既可以節省SharePoint磁碟空間,影片格式也較不受限制,用戶端更不用安裝Silverlight。
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網站資產 網站資產(SiteAssets):就是一個文件庫,它可以連結到Outlook裡,從Outlook裡直接讀取檔案。
如果檔案格式是 Word, Excel, .msg(信件檔)…,可以在 Outlook 裡直接搜尋內容,也可以在寄信時,以「附加項目」→「Outlook項目」→「SharePoint清單」,當作附件寄出。
你也可以用它來放網頁檔案,例如: .js, css, html, .jpg, aspx…
網站頁面 網站頁面:這裡可以存放自己設計的網頁檔案,包括Javascript、CSS、HTML、aspx等等。

請不要在自訂頁面中,使用CDN的 Javascript Framworks,例如:Google CDN 的 jQuery。
要使用 Cross Site 的 Javascript Frameworks 時,IE會一直跳警告….,所以請將 Javasript Frameworks 下載後,上傳到這個網站頁面文件庫中。
Wiki頁面庫 Wiki頁面庫:就是一個共筆、Team Work的網頁庫,如同維基百科一樣,可以應用在知識管理上。
資料連線庫 資料連線庫:看來是給 InfoPath 儲存表單資料的地方。

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報告庫 報告庫(ReportLib):
reportlib狀態指標定義 reportlib狀態指標定義:當你使用報告庫之後,就會自動產生這個應用程式,故名思義就是用來定義狀態指標。

以上是文件庫類型的應用程式及用途簡介,
接下來介紹清單型的應用程式

宣告 宣告:就是公告訊息。至於針對誰公告,以及怎麼通知公告對象,都可以做設定

PS.宣告中,內建可以開啟目標對象,這個本來的用途就是用來讓公告者設定針對誰公告,工作流程可以讀取這個欄位來指定通知誰,但是目前該功能有 Bug,無法正常運作。
變通辦法就是自己新增一個欄位,不使用內建的目標對象。然後工作流程讀取自己新增的欄位
討論區 討論區:就是類似 FB 、論壇的一個功能。會有人頭像、名字、訊息、圖片影片、Like、回覆等等
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問卷 問卷:就是問卷,只是它內建自動統計的功能。你也可以把問卷結果存在 Excel 檔中。

在SharePoint中,有兩個方式可以做問卷,一個就是用這個應用程式,另一個就是開一個文件庫,然後使用Excel Online 建立一個問卷檔案。
工作 工作:就是專案管理。乍看之下一點都不像專案管理,它預設的檢視樣式是一個簡單的時間表+工作項目清單,只能稱的上是To Do List,但是其實它內建了甘特圖、行事曆的檢視樣式,也可以篩選已完成或是落後的工作。如果你再自己增加一些專案管理必要的欄位,就可以做專案管理了!
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議題追蹤 議題追蹤:這個玩意,跟「工作」幾乎是一模一樣的,但是它沒有內建的甘特圖,雖然可以自建甘特圖檢視樣式,但是我個人的經驗中,有時產生甘特圖樣式時,會發生系統錯誤!
所以我會建議改用「工作」!
匯入試算表 匯入試算表:你可以透過此應用程式,將Excel檔案內容匯入 SharePoint,變成一個清單樣式的資料表
連絡人 連絡人:就是通訊錄啦。這個功能用自訂清單就可以做出來了。

連結 連結:清單樣式的連結列表,沒什麼其他功能。這個功能用自訂清單就可以做出來了。
升級的連結 升級的連結:
自訂清單 自訂清單
在資料工作表檢視中自訂清單 在資料工作表檢視中自訂清單
外部清單 外部清單
行事曆 行事曆:
網站信箱 網站信箱:https://support.office.com/en-us/article/Overview-Use-a-site-mailbox-to-collaborate-with-your-team-45fb1ef2-19f5-4bf5-b6e2-8f3f77c09221?CorrelationId=03ffa432-94e3-4776-8953-b423da199ad7&ui=en-US&rs=en-US&ad=US

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